FAQ

Innehåll

  1. 1 GMAIL
    1. 1.1 Hur loggar jag in på Google Apps Gmail?
    2. 1.2 Kommer min e-postadress att ändras i och med övergången till Gmail?
    3. 1.3 Vilka är skillnaderna mellan Outlook och Gmail?
    4. 1.4 När sker övergången till Gmail från Outlook?
    5. 1.5 Kan jag fortfarande komma åt mina tidigare e-post meddelanden i Outlook efter övergången?
    6. 1.6 När kommer ni ta bort min tillgång till Outlook?
    7. 1.7 Vad händer med "webmailen" till gamla Outlook
    8. 1.8 Hur gör jag för att importera kontakter från Outlook till Gmail?
    9. 1.9 Hur skapar jag en adresslista/distributionslista i Gmail?
    10. 1.10 Varför hittar jag både personal och elever när jag skriver in ett namn i adressfältet?
    11. 1.11 Hur söker jag användare i Kontakter?
    12. 1.12 Hur söker jag i Gmail?
    13. 1.13 Outlook/Mail öppnas som standard e-postklient på datorn, ska den det?
    14. 1.14 Måste jag använda Gmail webbgränssnitt eller kan jag välja en annan e-postklient för att hantera min e-post?
    15. 1.15 Kan jag använda Gmail offline, dvs. då jag inte är uppkopplad på Internet?
    16. 1.16 Jag vill att varje meddelande skall komma på en egen rad i inkorgen, precis som det går att få i Outlook. Går det?
    17. 1.17 Jag vill att ett meddelande skall förhandsvisas på högra sidan av skärmen, likt den vy som fanns i Outlook. Går det?
    18. 1.18 Kan jag vidarebefordra min e-post till en annan adress?
    19. 1.19 Kan jag använda Gmail på min mobiltelefon och använda appar på iPhone/iPad/Android?
    20. 1.20 Får jag mycket skräppost?
    21. 1.21 Hur mycket e-post kan jag lagra?
    22. 1.22 Kan jag ändra tema/design på Gmail?
  2. 2 SÄKERHET OCH SEKRETESS
    1. 2.1 Är Google Apps säkert och hur hanteras vår information av Google?
    2. 2.2 Kan min information hamna i fel händer eller läsas av utomstående?
  3. 3 KRAV OCH SPRÅKSTÖD
    1. 3.1 Vilka webbläsare kan jag använda med Google Apps?
    2. 3.2 Finns det andra systemkrav?
    3. 3.3 Vilka språk har Google Apps stöd för?
  4. 4 ALLMÄNNA FRÅGOR
    1. 4.1 Varför Google Apps?
    2. 4.2 Hur lång tid tar det att komma igång med Google Apps?
    3. 4.3 Vem kontaktar jag när något verkar vara fel eller inte fungerar?
    4. 4.4 Jag har glömt mitt lösenord, vad skall jag göra?
    5. 4.5 Kan jag komma åt min e-post, dokument och kalender offline?
    6. 4.6 Hur flyttar jag dokument mellan två Google Apps domäner, t.ex. från utb-domänen till elev-domänen?
    7. 4.7 Vad händer med Office paketet?
    8. 4.8 Vad händer med "Min webbplats" och andra privata lokala dokument och filer?
    9. 4.9 Kan jag ha många dokument i Google Apps?
    10. 4.10 Finns det några storleksbegränsningar på filer i Google Docs?
    11. 4.11 Hur skapar jag en samling och hur kan jag dela ut den?
    12. 4.12 Kan jag skapa mer lagringsutrymme för mina dokument och mediefiler i Google Docs?
    13. 4.13 Måste jag använda en särskild internetuppkoppling för att komma åt Google Apps när jag är utanför skolan?
    14. 4.14 Varför har bara personal och elever konto i Google Apps, och inte vårdnadshavare?
    15. 4.15 Kan föräldrar och vårdnadshavare ta del av information i Google Apps?
    16. 4.16 Kommer Schoolsoft att avvecklas?
    17. 4.17 Vad händer med mitt konto om jag slutar på skolan? Vad gör jag med min information i Google Apps?
    18. 4.18 Vad är Google Labs och har vi tillgång till Labs?



GMAIL


Hur loggar jag in på Google Apps Gmail?

Logga in med ditt förnamn.efternamn, utan åäö och sedan lösenordet som du normalt sett användar i skoldatanätet.
För mer information, se Inloggningsrutiner.

Kommer min e-postadress att ändras i och med övergången till Gmail?

E-postadressen för personal förblir densamma, dvs förnamn.efternamn@forshagaakademin.se. Elever däremot har en ny e-postadress, förnamn.efternamn@elev.forshagaakademin.se.

Vilka är skillnaderna mellan Outlook och Gmail?

Det är inga stora skillnader mellan olika e-post klienter, principerna är densamma.

När sker övergången till Gmail från Outlook?

Under november 2011 påbörjades en så kallad dual delivery för utvald personal till både Outlook och Gmail. Den 20/12 2011 kommer samtliga mailboxar att migreras och den 21/12 så kommer endast nya mail att levereras till Gmail.

Kan jag fortfarande komma åt mina tidigare e-post meddelanden i Outlook efter övergången?

Ja, du kan komma åt ditt tidigare Exchange Outlook konto i "read-only mode" för att läsa din tidigare e-post. Men samtliga mail i din Exchange Outlook mailbox kommer att migreras över till Gmail så det finns ingen anledning att logga in på Outlook efter migreringen.

När kommer ni ta bort min tillgång till Outlook?

Tillgången till Outlook kommer att finnas kvar under en period, men det kommer inte att levereras några nya mail till Outlook efter migreringen är gjord, dvs 21/12 2011.

Vad händer med "webmailen" till gamla Outlook

Den kommer att försvinna när samtliga konton är migrerade.

Hur gör jag för att importera kontakter från Outlook till Gmail?

Det går att exportera en kontaktlista från Outlook för att sedan importeras i Gmail. Du kan titta på detta dokument för att se hur man går tillväga. Dina kontakter som ligger på Exchange servern kommer automatiskt att migreras tillsammans med mailbox och kalender så du ska inte behöva göra detta själv.

Hur skapar jag en adresslista/distributionslista i Gmail?

Distributionslista/adresslista i Gmail kontakter kallas för Grupp (ej att förväxla med Google grupper). En grupp innehållande ett antal kontakter skapas så här:
  1. Klicka på Kontakter i Gmail (uppe i vänsterkolumnen).
  2. Använd sökrutan för att söka fram en användare som skall finnas i gruppen, skriv t.ex. förnamn och första bokstäverna i efternamnet så brukar det generera sökresultat.
  3. Klicka på namnet då det dyker upp under sökrutan.
  4. Nu visas kontakten och du väljer här att klicka på "Grupper" ovanför kontaktkortet.
  5. Välj "ny grupp" och ge gruppen ett namn (görs bara nu).
  6. Repetera pkt 2-4 och istället för pkt 5 bockar du för gruppens (listans) namn så är kontakten ifråga inlagd i gruppen.
När du sedan vill skicka ett mail till alla i gruppen skriver du bara gruppens namn i adressfältet på ett nytt mail så dyker den upp (precis som andra kontakter). Klicka på gruppens namn och samtliga kontakter fylls på i adressfältet.

Varför hittar jag både personal och elever när jag skriver in ett namn i adressfältet?

Vi har valt att lägga med adressuppslag på både personal och elevdomänen för att det skall bli enklare att dela dokument och nå elever/personal från de olika domänerna.

Hur söker jag användare i Kontakter?

Du kan söka på namn både bland personal och elever. Skriva bara några bokstäver i namnet så får du upp ett sökresultat. Var observant på att både personal och elever dyker upp så att du av misstag inte skickar ett mail till någon som inte var avsedd som mottagare. Alla elever har adressen @elev.forshagaakademin.se så att man snabbt kan se att detta är en elev.

Hur söker jag i Gmail?

Skriv bara in ordet, adressen eller frasen du vill söka på i sökrutan så får du fram all e-post som innehåller orden. Vill du göra mer avancerade sökningar kan du använda dig av någon av dessa operatörer (samma operatörer kan användas för att skapa effektiva filter och automatisk sortering av din e-post).

Outlook/Mail öppnas som standard e-postklient på datorn, ska den det?

När jag klickar på en mailto länk i min webbläsare så öppnas Outlook/Mail, kan jag ändra detta så att min Gmail blir standard istället? Ja, det går bra, läs mer på denna länk: http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=sv&answer=10966

Måste jag använda Gmail webbgränssnitt eller kan jag välja en annan e-postklient för att hantera min e-post?

Vi kommer endast att använda Gmails webbgränssnitt för åtkomst av mailen, det finns flera vinster med detta som vi annars tappar om vi kör i en separat e-postklient.

Kan jag använda Gmail offline, dvs. då jag inte är uppkopplad på Internet?

Ja, det går att läsa och skriva e-post i offline läge. Det fungerar f.n. bara med Chrome webbläsare. Man måste installera en Chrome app för att det ska fungera. Du måste också aktivera offline i Inställningar->Offline. Läs mer och hämta appen här.

Jag vill att varje meddelande skall komma på en egen rad i inkorgen, precis som det går att få i Outlook. Går det?

Ja, du kan stänga av "Conversation view/Konversationsfönster" i Gmail. Gå till Inställningar->Allmänt och stäng av konversationsfönster.

Jag vill att ett meddelande skall förhandsvisas på högra sidan av skärmen, likt den vy som fanns i Outlook. Går det?

Ja, det finns en lab som heter Förhandsgranskningsfönster. Gå till Inställningar->Labs och aktivera denna lab.

Kan jag vidarebefordra min e-post till en annan adress?

Ja. Du aktiverar detta via Inställningar->Vidarebefordran och POP/IMAP i Gmail.

Kan jag använda Gmail på min mobiltelefon och använda appar på iPhone/iPad/Android?

Ja, det fungerar utmärkt. För konfiguration av telefonen, se Mobila användare.

Får jag mycket skräppost?

Det vet man aldrig, vi filtrerar fortfarande in- och utgående e-post med hjälp av tjänsten Stay Secure. Visst kan det smita förbi en del spam/skräppost men det går fortfarande att markera det aktuella meddelandet och klicka på knappen "Rapportera skräppost".

Hur mycket e-post kan jag lagra?

Massor, kort sagt. Varje användare har 25gb lagringskapacitet. Detta inkluderar e-post och bilagor som sparas. Du kan alltså utan vidare välja att arkivera din e-post istället för att radera den. Raderad e-post sparas i papperskorgen i 30 dagar sedan är den borta för alltid.

Kan jag ändra tema/design på Gmail?

Ja, gå till Inställningar->Tema i Gmail och välj något du trivs med.


SÄKERHET OCH SEKRETESS


Är Google Apps säkert och hur hanteras vår information av Google?

En av anledningarna till att vi valt Google Apps (utbildningsutgåva) är tillförlitligheten och säkerheten. Vi har alltså en tjänst från Google som motsvarar deras mest tillförlitliga företagstjänster. Driftsäkerheten är mycket hög och vi bestämmer själva över vår information. För mer information, se Säkerhet och sekretess.

Kan min information hamna i fel händer eller läsas av utomstående?

Vi har en strikt policy att inte läsa eller granska information som våra användare väljer att hålla privat. Ingen systemadministratör läser någon som helst information som tillhör ett användarkonto i Google Apps. Finns brottsmisstanke så kan undantag göras.

Notera att vi inte står till svars för hur enskilda användare väljer att dela eller publicera information. Som användare skall man alltid vara noga med vilka redigerings- och läsrättigheter man sätter på sin information.


KRAV OCH SPRÅKSTÖD


Vilka webbläsare kan jag använda med Google Apps?

Google Apps stödjer diverse webbläsare, läs mer här för den senaste informationen om vilka webbläsare som stöds.

Finns det andra systemkrav?

Nej, eftersom Google Apps körs i en webbläsare, behöver du bara använda en webbläsare som stöds.

Vilka språk har Google Apps stöd för?

Användargränssnittet för Google Apps tjänster finns på över 50 språk. Du kan ange vilket språk tjänsten skall presenteras på via "Inställningar" för respektive tjänst.


ALLMÄNNA FRÅGOR


Varför Google Apps?

Det ger vår personal och våra elever tillgång till kraftfulla verktyg för kommunikation, samarbete och publicering. Vi får ständigt tillgång till nya tjänster och funktioner, och de innovationer som kommer oss till del ligger i den absoluta framkanten. Det är en molntjänst, dvs vi kommer åt vår information oberoende av tid och plats och informationen lagras på ett säkert sätt. Det är en relativt öppen miljö, vilket ger oss möjligheter att på sikt anpassa tjänsterna till särskilda behov och skapa egna funktioner i molnet. Det är en kostnadseffektiv infrastruktur för skolan, inga licenskostnader och mycket låga driftskostnader.

Hur lång tid tar det att komma igång med Google Apps?

Du kan skicka och ta emot e-post, skapa och redigera dokument och webbplatser, schemalägga kalenderhändelser och hantera kontakter på en gång. Att vänja sig vid Gmails e-post hanteringsfunktioner, exempelvis filter och etiketter, kan ta lite längre tid. Detsamma gäller möjligheterna att dela redigeringsbehörighet till dokument och webbplatser (Läs mer om delning). Det är delvis ett nytt sätt att arbeta. Istället för att skicka runt informationen, delar man på en gemensam arbetsyta. Inom någon vecka upptäcker nog de flesta fördelarna med detta arbetssätt.

Vem kontaktar jag när något verkar vara fel eller inte fungerar?

I första hand kollar du på denna webbplats om svaret finns här, annars finns våra Google Guides tillgängliga och även skolans it-avdelning.

Men som sagt, börja att söka ett svar på denna sajt eller på de olika hjälp och videosajter som finns länkade här.

Jag har glömt mitt lösenord, vad skall jag göra?

Kontakta it-avdelningen eller administrationen som kan återställa ditt lösenord.

Kan jag komma åt min e-post, dokument och kalender offline?

Ja, du kan aktivera e-post offline genom Inställningar->Offline. Du kan även aktivera offline för Dokument och Kalender. Tänk på att det behövs installeras en Chrome applikation för att det skall fungera. Det går inte att redigera dokument offline, bara läsa.


Hur flyttar jag dokument mellan två Google Apps domäner, t.ex. från utb-domänen till elev-domänen?

Det finns två metoder som du kan använda dig av och dessa står beskrivna i denna lathund.

Vad händer med Office paketet?

Vi har fortsatt tillgång till Microsoft School Agreement vilket innebär att Microsoft Windows och MS Office kommer att finnas tillgängligt för installation på våra datorer.

Vad händer med "Min webbplats" och andra privata lokala dokument och filer?

De kommer finnas kvar tills vidare. Fördelen att lagra arbetsrelaterade dokument i Google Apps är möjligheten till samarbete och delningsmöjligheterna. Tillgång till dokument oavsett plattform och plats är också en av de stora fördelarna.

Kan jag ha många dokument i Google Apps?

Ja, det kan du. Varje användare har 1gb lagringsutrymme för filer i dokumentdelen av Google Apps. Det räcker långt om du inte sparar mediefiler, pdf:er och andra dokument som inte är av Google format. Så länge man skapar Google dokument och konverterar filer som man laddar upp till Google format så räknas inte dessa med i lagringsutrymmet.

Finns det några storleksbegränsningar på filer i Google Docs?

Ja, det finns några storleksbegränsningar att känna till. Du kan läsa mer om dem här.

Hur skapar jag en samling och hur kan jag dela ut den?

Du kan skapa samlingar och dela ut dessa på samma sätt som du gör med dokument. Du hittar en lathund för detta här!

Kan jag skapa mer lagringsutrymme för mina dokument och mediefiler i Google Docs?

Ja, det går att köpa mer lagringsutrymme, läs mer. Själva inköpen görs här. Notera att betalningen görs av dig personligen och gäller ditt Google Apps konto.

Måste jag använda en särskild internetuppkoppling för att komma åt Google Apps när jag är utanför skolan?

Nej, du kan nå Google Apps via en öppen uppkoppling till internet. Du behöver alltså inte vara inloggad på skolans nät för att komma åt din e-post, dina dokument eller din kalender.

Varför har bara personal och elever konto i Google Apps, och inte vårdnadshavare?

Vår Google Apps miljö är en infrastruktur för kommunikation och samarbete för de som verkar inom skolan. Vårdnadshavare och utomstående kan dock enkelt samverka med våra användare via ett eget Google konto, se mer nedan.

Kan föräldrar och vårdnadshavare ta del av information i Google Apps?

Vill en elev eller personal låta någon utomstående se och/eller redigera ett dokument eller en webbplats så kan man dela ut en sådan rättighet. Detta innebär att t.ex. föräldrar kan bjudas in att ta del av lösenordsskyddad information som lagras i våra Google Apps domäner. Föräldrar måste då uppge e-postadressen som är knuten till ett Google konto för att sådan delning av information ska kunna ske.

Kommer Schoolsoft att avvecklas?

Google Apps kommer inte att ersätta Schoolsoft, däremot tittar vi på möjligheten att integrera Google Apps och Schoolsoft så att vi kan presentera information från Schoolsoft i Google Apps och tvärtom. Fördelen med Google Apps jämfört med Schoolsoft är möjligheten att dela dokument och samarbeta i dessa samtidigt.

Vad händer med mitt konto om jag slutar på skolan? Vad gör jag med min information i Google Apps?

När en elev slutar vid skolan så stängs kontot i vår centrala katalog, kontot blir då "passivt" (suspended) i Google Apps, all information ligger kvar på kontot under den här tiden. När ett konto sedan tas bort så försvinner allt innehåll tillsammans med kontot från Google Apps. Konton kommer att ligga kvar i 1 månad efter att en elev/personal har slutat på skolan, sedan kan vi inte garantera att kontot finns kvar. 

Du som användare har alltså 1 månad på dig att spara undan dokument som du eventuellt skulle behöva ha kvar efter att du har slutat på skolan.

Som användare kan, och bör, du förstås exportera och spara egen information om du vet att du kommer att sluta på skolan. Se Googles Data Liberation Site (engelska) för olika metoder kring hur du kan exportera och flytta ditt innehåll. Du kan även logga in på https://www.google.com/takeout där du direkt kan ladda ner arkiv från vissa av tjänsterna, t.ex. Picasa.

Detta dokument beskriver hur du sparar dina filer från Google Drive, och denna film visar samma procedur.

Vad är Google Labs och har vi tillgång till Labs?

Google Labs är "det senaste" i funktionsväg. Du har tillgång till alla spännande Labs funktioner men bestämmer själv vilka du vill ha aktiverade. Du kommer åt Labs via Inställningar->Labs. Labs finns för Gmail och Kalender.

Labs-funktionerna har alltså ännu inte testats i tillräcklig omfattning för att vara standardfunktioner i Google Apps. Tänk på att Labs-funktioner kan förändras, medföra smärre funktionsfel eller tas bort när som helst.

Exempel på Labs funktioner kan vara:
Signaturjustering -> Fixar till så att eventuella signaturer hamnar direkt efter svarstexten i ett mail.
Chatt till höger -> Flyttar chatt-fönstret till höger istället för som standard längst ner till vänster.
Förhandsgranskningsfönster -> Fixar ett förhandsgranskningsfönster likt det som fanns i Outlook.